قواعد گزينش اسناد
در صدد هستيم که تعداد معتنابهى از اسناد و مدارک تاريخى را وارد بانک اطلاعاتى کنيم. انتخاب مدارک بر اساس و ترتيب برترى انواع اسناد و مدارک است.
گستره زبان و جغرافيا
واژه "فارسى" در اينجا به معنى تاريخى – فرهنگى آن مد نظر است و به حوزه جغرافيايى زبان فارسى و جهان ايرانى اطلاق مى گردد. در اين رابطه اسنادى که به نوعى با قلمرو زبان فارسى پيوند روشن و واضحى دارند و نيز آنهايى که به ديگر زبان ها مانند عربى و ترکى نگاشته شده اند، مورد نظر قرار مى گيرند. البته در موارد استثنايى اسناد آرشيو به زبان هاى غربى (انگليسى، فرانسوى ويا لاتين) هم بررسى مى شوند.
همچنين حوزه هاى جغرافيايى که زمانى در قلمرو ايران قرار داشته اند مانند قفقاز، آناتولى، افغانستان و ما وراء النهر نيز در اين خصوص مورد پژوهش قرار می‌گيرند. معيار ديگرى که در رابطه با خاستگاه اسناد بايگانى رعايت خواهد شد شامل اسناد حوزه هاى جغرافيايى است که در آنها زبان فارسى به مثابه زبان ادارى به کار گرفته مى‌رود به طور نمونه مى توان از هندوستان و آسياى مرکزى نام برد. با اين حال توجه کلى و کامل به اسناد فارسى هندوستان خارج از امکانات اين پروژه خواهد بود.
دوران مورد نظر
دوران قرون وسطى و اوايل عصر جديد ايران و آسياى مرکزى تا قرن بيستم تمرکز زمانى اين طرح را مشخص مى نمايد. ملاک تعيين کننده‌ى اين طرح بدين ترتيب خواهد بود: هر چه قدمت سند بيشتر، ارزش آن افزايش مى يابد. اسناد جديدتر از دوران تاريخ معاصر ايران فقط در مواردى که اهميت تاريخى آنها بى ترديد برجسته باشد ويا مدارک شرعى که به شيوه سنتى نوشته شده اند مانند قراردادها و نامه هاى خصوصى مورد بررسى قرار مى گيرند.
نوع اسناد و مدارک
برترى ويژه اى در مورد نوع اسناد وجود ندارد، اسناد شرعى و خصوصى به اندازه فرمانها و رقمهاى دولتى قابل توجه اند. بديهى است که اسناد اصلى و کامل و واجد تاريخ را بر اسناد ناقص، فاقد تاريخ، کپى يا رونوشت شده مقدم تر مى شماريم. در برخى موارد بايد بين اسناد و نسخه هاى خطى تميز داده شود و نيز فقط در موارد خاصى فرمانها و مدارکى که به عنوان کتيبه، سنگ نوشته ويا لوحه در بناههاى باستانى نصب شده اند قابل توجه قرار خواهند گرفت.
منابع
منابع بايگانى شامل اسناد و مدارک منتشره و منتشرنشده است. براى دستيابى به اسناد منتشر نشده خصوصاً از آرشيوهاى شخصى يارى مى طلبيم. معيار عمده انتخاب اسناد منتشره کيفيت تصويرى موجود آنها است. بنابرين بايد بين تصوير عينى که در باره آن مطالعه مى شود و عکسى که جالب بنظر مى رسد اما خواندن متن سند و تعيين مهرهايش غير ممکن است يا خوانا نيست ويا فقط بخشى از سند را در بر مى گيرد، تميز داده شود.
اسنادى که فاقد تصاوير قابل استفاده اى هستند در صورتيکه از اهميت فوق العاده اى برخوردار باشند منتشر مى شوند. در گام نخست اسناد و مدارکى که در نشريات قديمى و تکميل شده در ايران به چاپ رسيده اند نظير: "فرهنگ ايران زمين" و يا "راهنماى کتاب"، جمع آورى خواهد شد. به عنوان روش و شيوه عمومى معيار ما بر اين اساس خواهد بود که هر نشريه کمياب تر و محل نشر دور افتاده تر، گزينش آن ارجحيت دارد.
